Jak kontrolować zapasy żywności? + darmowy Excel

with 2 komentarze

Internety mawiają, że ryż można przechowywać w nieskończoność. Zasadniczo, jeszcze kilku innym produktom żywnościowym można zarzucić nieśmiertelność – w odpowiednich warunkach rzecz jasna. Jednak nasz zapas żywności stanowią także inne, bardziej podlegające upływowi czasu produkty i musimy w jakiś sposób je kontrolować. Poniżej przedstawiam jak ja to robię. Mam też coś ekstra. Plik Excel, który może pomóc w odpowiedniej ewidencji swoich zapasów. 

Potrzeba kontroli własnych zapasów wydaje się oczywista. Być może jednak nie dla każdego. I właśnie dla tych z was, którzy mają wątpliwości czy ewidencjować, jest ten rozdział. Podaję w nim 5 powodów by to robić.

Kontrolując zawartość twojej spiżarni oszczędzasz czas i pieniądze. Wynika to z faktu, że minimalizujesz do zera sytuacje, w których zamiast coś pichcić, musisz zbierać się do sklepu. Korzystając z proponowanych przeze mnie rozwiązań, jesteś w stanie na bieżąco wyłapywać produkty którym kończy się data ważności, dzięki czemu po wpisaniu na listę zakupową jesteś w stanie zakupić je w korzystniejszym czasie i z korzystniejszą ceną – choćby na jakiejś promocji. Dodatkowo unikasz problemu z wyrzucaną żywnością. A to już czysta oszczędność.

Odpowiednio ewidencjonując zapasy możesz zaoszczędzić miejsce. Ten argument jest trochę naciągany, przyznaje. ale jakoś do mnie przemawia. Po pierwsze, wiesz ile czego Ci schodzi – co pozwala najpotrzebniejsze rzeczy upchać w najlepiej dostępnych miejscach (szafkach, szufladach w kuchni). Po drugie, możesz wymyślać nowe skrytki, bez obaw, że o nich zapomnisz. W takie skrytki możesz umieścić mniej popularne produkty, albo też takie o odleglejszej dacie przydatności do spożycia. Kluczem do tego rozwiązania jest notowanie miejsca przechowywania, w swojej ewidencji.

Można też planować i analizować swoje zapasy żywności. Możesz, w nieskomplikowany sposób, przewidywać przyszłe zużycie jeśli zanotujesz kilka informacji.

  1. Jakie produkty,
  2. i w jakich ilościach najbardziej schodzą. 
  3. Które używasz najrzadziej?
  4. Które są nam w ogóle nie przydatne?

Powyższe informacje podpowiedzą, co powinno się znaleźć w Twoich zapasach żywności, a co może jednak z nich usunąć. Jeśli masz taką potrzebę, możesz popracować nad włączeniem jakiegoś składnika do jadłospisu lub zwyczajnie zaprzestać jego składowanie.

Oszczędność zdrowia. Prosta sprawa – będziesz pilnował daty przydatności do spożycia, to z mniejszym prawdopodobieństwem zjesz coś zepsutego. Tutaj raczej wszystko będzie zależało od rzetelności, ale także od dwukrotnego sprawdzenia ów daty. W spisie może być inna data niż na opakowaniu – błędy, mają to do siebie, że się zdarzają.

Rozpatrując ten punkt z innej strony – możesz nawet poprawić zdrowie. Mając spis inwentarza możesz tak zbilansować zapasy żywności, by odpowiadały twoim wymaganiom żywieniowym. Jest to bardzo pożądane w przypadku wszelkiego rodzaju diet. Możesz kontrolować ilości nie tylko samych artykułów żywnościowych w spiżarce czy magazynku, ale również konkretnych składników odżywczych – wystarczy odpowiednia tabelka w arkuszu kalkulacyjnym. Wszystko w zależności od potrzeby. A te przecież bywają różne.

No dobra, jak kontrolować te zapasy?

Sposoby kontrolowania omówimy w poszczególnych punktach – tak będzie przejrzyściej. Kolejność poszczególnych punktów nie jest przypadkowa, jest właśnie taka, bo w takiej kolejności ja przebrnąłem przez tematykę. I nie bez powodu zestawienie wieńczy technika mieszana. Jest to sposób, który zawiera wszystkie poprzednie a, a przy okazji, jest najmniej zajmujący.

  1. Arkusz kalkulacyjny
  2. Na kartce
  3. Na czuja
  4. Kategoryzacja produktów i wymiana kategoriami
  5. Technika mieszana

Arkusz kalkulacyjny

Najlepszym pojedynczym, znanym mi, sposobem ewidencjonowania zapasów żywności jest prowadzenie arkusza kalkulacyjnego. Niestety potrzebna jest minimalna znajomość programu obsługującego arkusz (Excel, OpenOffice, Google docs). W takim pliku mogą być wypisane wszelkie istotne informacje o produkcie z datą zakupu i terminem ważności na czele. Polecam opisać w nim wszelkie cenne dla ciebie informacje (np. miejsce składowania). Aktualną datę można porównać, przy użyciu funkcji, z datą ważności, tak by w prosty sposób to algorytm informował cię, który produkt zbliża się do terminu ważności.Wiedząc o zbliżającej się dacie przydatności do spożycia można wykorzystać produkt w pierwszej kolejności.

Arkusz jest o tyle dobry iż zawiera wszystkie informacje w pliku, który można w razie potrzeby wydrukować. Można dodać zdjęcia produktu, albo miejsce składowania. Można również przeprowadzić, co jakiś czas, analizę zużycia oraz prognozy ( do czego gorąco zachęcam). Dzięki temu dowiemy się które to artykuły są bardziej istotne, a które mniej. Można także w prosty sposób stworzyć swoją listę przepisów korzystających z przechowywanych artykułów żywnościowych. Kwestia chęci.

Plusy tego sposobu, są również jego minusem. Wszystkie dane trzeba wklepać do komputera. Za każdym razem, gdy zrobisz zakupy, wszystkie potrzebne informacje będę musiały zostać wrzucone do pliku. Może to zniechęcać. Idzie to jednak uprościć.

Po pierwsze musisz przysiąść raz i porządnie i stworzyć sobie formatkę wraz z bazą danych. Zawarte w niej będą uwagi, czy grupy produktów, a nawet nazwy producentów – jeśli korzystasz z ograniczonej ich ilości. Możesz później ją wykorzystać do szybkiego wstukania informacji, po prostu wybierając z menu rozwijanego, lub używając skrótów klawiszowych. Generalnie arkusz pozwala na przyśpieszenie tak prostych czynności. A później, będzie już tylko łatwiej. Jeśli kupisz kilka produktów, to podajesz ich ilość i nie musisz już więcej nic robić (nie ma potrzeby dublować tych samych produktów). Pamiętaj tylko o tym, że głównym powodem prowadzenia takiego spisu jest kontrola daty przydatności do spożycia. Każdy artykuł, z innym terminem musi być w osobny sposób opisany – ale wtedy wystarczy skopiować rekord.

Poniżej znajdziesz link do przygotowanego przeze mnie pliku Excel. Nie jest on może tak wyrafinowany jakbym tego chciał. Myślę, że na początek wystarczy.

Długopisem po kartce

Na kartce można zrobić dokładnie to samo, co w arkuszy kalkulacyjnym, z tą różnicą, że jest to robota ręczna. Wszystkie obliczenia, wpisywanie, usuwanie wszystko trzeba odnotować. Plusy jednak są chyba zauważalne od razu. Po pierwsze, nie trzeba się znać na arkuszach kalkulacyjnych czy nawet na komputerach. Po drugiem, działa bez prądu.

Na czuja

Kolejnym sposobem, o ile w ogóle można go tak nazwać, jest sposób znany wszystkim leniom patentowanym – na czuja. Polega na kupowaniu długoterminowych produktów i wymiana ich jeszcze sporo czasu przed upłynięciem daty ważności. Tak by zawsze mieć zapas. Wymaga dobierania produktów tak, by móc z nich schodzić dość często. A także, systematycznego uzupełniania zapasu. Jest to upierdliwe, ale nie wymaga wcześniejszego wpisywania co, gdzie, jak w żadne pliki i karteczki. Korzystając z tej magicznej techniki musisz mieć wszystko w dyńce.

Nie jest to dobry sposób. Ciężko będzie zapanować nad całym tym składzikiem, tak by nic nie wyrzucić. A największym grzechem osoby, która komponuje zapasy żywności jest ich marnowanie. By tego uniknąć warto zaznajomić się z kilkoma technikami używanymi w logistyce. Rozróżnia się trzy techniki składowania towarów i posługując się nimi chciałbym zobrazować problem wymiany i nadzorowania zapasów żywności w naszych spiżarkach.

Technika LIFO (Last In, First Out) – ostatnie przyszło, pierwsze wyszło – przypuszczam, że właśnie ta technika może zagościć w naszych spiżarkach jeśli nie będziemy ewidencjonowali naszych zapasów. Aaaa, byłem w sklepie, kupiłem mąkę oraz coś tam jeszcze, i właśnie tą mąkę zużyję do naleśników, a ta, która leży w szufladzie poczeka na swoją kolej – kiedyś tam. Nie ma wielkiego problemu jeśli zdarzy się tak raz czy dwa. Gorzej, gdy mąka w szufladzie skończy 4 lata i nie będzie już zdatna do spożycia.. Z całą pewnością powinniśmy zastosować trochę inną technikę.

Technika FIFO (First In, First Out) – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło – tu sytuacja jest odmienna. To, co trafiło do szafki pierwsze, również pierwsze tę szafkę opuści. Dla metody na czuja sytuacja ok. Wracając ze sklepu wrzucamy produkty niejako „za plecy” wcześniej kupionych, a to co nam aktualnie potrzebne bierzemy z przodu takiego szeregu. Są nawet gotowe sortowniki do konserw wykorzystujące metodę składowania techniką FIFO.

Owe sortery umożliwiają w prosty sposób korzystanie z najstarszych produktów.źródło:flickr.com/vivilant20 (CC BY-NC-ND 2.0)

Jest jeszcze technika FEFO (First Expired, First Out) – pierwszy traci datę ważności, pierwszy wychodzi – jest stosowana w szczególności w spożywce. Myślę, że nie jest to technika do wykorzystania na czuja. Tutaj trzeba już spisać gdzieś daty ważności. Można oczywiście idąc po majonez przyglądać się, który zepsuje się najszybciej, ale jest to już co najmniej upierdliwe.

Kategoryzacja produktów w pakiety

Można produkty skategoryzować i wymieniać je większymi partiami – takimi pakietami. Dajmy na to kupujemy 5 kilogramów cukru. Stawiamy na półce, a zużywamy cukier z półki niżej – z innej partii. Dopóki nie zejdziemy ze starszej partii, nie ma potrzeby korzystać z nowszej. A później, gdy starsza partia się już skończy, idziemy kupić kolejną partię cukru.

Ta metoda jest o tyle fajna, że można ja powoli ekstrapolować. Co jakiś czas np. dorzucamy dodatkowy kilogram czy opakowanie produktu do partii, tak by partia stawała się obszerniejsza. W ogóle to jest dobry na to by zacząć w ogóle robić zapasy żywności. Przecież początkowe partie mogą zawierać po jednej sztuce, jednym kilogramie poszczególnych artykułów. A istotne jest, byśmy w danej partii korzystali z takiej ilości produktów, którą jesteśmy w stanie skonsumować przed datą ważności.

Po mojemu czyli technika mieszana

No i moja ulubiona – czyli wszystko do jednego wora, wymieszać, wymieszać i wziąć co najlepsze. Excel, w piwnicy kartka z wydrukiem, trochę na czuja, ale w kategoriach. Tak to u mnie wygląda. Niestety jest to trochę zagmatwane. Spróbuje jednak rozwinąć myśl.

Mieszanie po mojemu

W moim przypadku arkusz kalkulacyjny pełni dwie główne funkcje – stanowi bazę danych, oraz system kontroli zasobów. Mam tam wypisane wszystkie istotne informację. Nazwy produktów. Firmy tychże. Ilości. Ich składy – czyli białka, tłuszcze i te sprawy. Kilokalorie. Daty zakupu. Daty ważności. Aktualna data. Jeśli produkt jest porcjowany to ilość porcji, luźne uwagi oraz kategorię do jakiej należą.

W wielu przypadkach, jak wspomniałem wyżej, bazuje na przygotowanej wcześniej bazie produktów, którą to mam podpiętą pod rozwijane menu. Baza też nie jest jakaś znowu duża. Jest w niej coś około 30 artykułów. Dodając informacje po zakupach, najczęściej zwiększam ilość danego produktu o wartość zakupionego.

Zakupy robię raczej na czuja, ale grupowo. Pamiętam, co ostatnio było zapisane na liście zakupowej i kupuje tego większa ilość. Część idzie jako najświeższa partia, a z najstarszej schodzę. W pliku zapisuje gdzie daną partię przechowuje. Jeśli np. w piwnicy, to tam mam kartkę, na której pisze bardziej szczegółowo. Bo ja mogę pamiętać, ale żonka już nie musi.

Excel monitoruje też daty przydatności do spożycia i alarmuje mnie, jeśli któraś zbliża się ku końcowi, wyświetlając „Uwaga!”. I jeśli tak się dzieje odnajduje dany produkt dzięki danym z arkusza i wrzucam do gara. I tutaj muszę wspomnieć o bardzo dużej wadzie Excela. Otóż trzeba do niego, co jakiś czas, zajrzeć. Program nie wyśle przecież powiadomienia na komórkę czy maila, że jakąś puszkę trzeba jak najszybciej skonsumować? A może wyśle?

Sposobów mogących nam pomóc w prowadzeniu ewidencji jest zapewne jeszcze więcej, ja jednak przebrnąłem mnij lub bardziej przez powyższe. Jestem z nich zadowolony. Co chwilę wymyślam, nowe zastosowania dla arkusza. Was również do tego zachęcam. Zachęcam także do zajrzenia do innych artykułów z tematyki zapasów żywności. Zastanawiamy się w nich czy zapasy żywności mają sens? i jak je ewentualnie zaplanować. 

Chcesz własny arkusz kalkulacyjny?

Dla tych z was, którym Excel nie jest obcy, ale brak im czasu, bądź wystarczającego samozaparcia, sporządziłem darmową wersję arkusza kalkulacyjnego. Plik jest w formacie .xlsx i pobrać go możesz z google doca, korzystając z tego odnośnika. Który jest także dostępny na dole wpisu.

Aby to pobrać plik, wystarczy wejść w podany link do dysku google. Otworzy się wam plik w przeglądarce. A po odnalezieniu przycisku „pobierz” i kliknięciu w niego przystąpicie do zapisania go na swoim dysku komputera.

Instrukcja użytkowania arkusza kalkulacyjnego Ewidencja Zapasów Żywności

Arkusz spełnia 3 zadania. Pomaga określić kryteria dla naszych zapasów żywności. Pomaga w magazynowaniu produktów spożywczych. Pomaga magazynem zarządzać.

W pliku znajdziesz 3 arkusze. Pierwszym jest arkusz Przykładowy. Przedstawia działanie systemu i zawartych w nim funkcji. Możesz śmiało zmieniać tam wartości i wypisywać niestworzone rzeczy – poznasz dzięki temu działanie arkusza. Drugim, niemal bliźniaczym arkuszem jest Twój Magazyn. To tam będziesz mógł zaplanować swój zapas żywności, na bieżąco go ewidencjonować i dokonywać prostej analizy. Ostatnim, trzecim jest arkusz Dane i Obliczenia. Służy on jako baza danych i obliczeń. Każda wprowadzona tu zmiana może spowodować, że coś przestanie działać zgodnie z założeniami.

Krok pierwszy – zrób założenia do swojego zapasu żywności

Twój Magazyn podzielony jest na części. Część 1) arkusza służy do wprowadzenia założeń do waszego planu zapasów żywności, a mogą być one różne. Zaproponowałem tutaj aby oparły się one o ilość osób, ilość dni, oraz ilość potrzebnej wody na osobę. Ciekawostką może okazać się modyfikator zapotrzebowania energetycznego, który zmienia końcową wartość potrzebnych kalorii.

Uwaga. Komórki wymagające wypełnienia, są koloru białego, natomiast komórki o jasnoszarym odcieniu mają formę rozwijanej listy.

  • Aby dokonać założeń, wybierz z pola mod pozycji „normalny„, a następnie ustalenie liczby osób, dla których przewidujesz zapasy, wpisując odpowiednią ich liczbę w przyporządkowanych do tego rubrykach. Zaraz potem wpisz ilość dni, na które przewidziany jest zapas żywności.
Screen 1. Założenia

Uwaga. Ilość dni jest szacunkowa. Faktyczna ilość dni może zależeć od wielu czynników, i jest to temat na osobny wpis na blogu. Sugeruje zawyżyć tą wartość, lub wybrać modyfikator „na wypasie„.

  • Kolejnym krokiem jest wybór ilości wody przypadającej na osobę dorosłą w ciągu jednej doby

Kryteria ilości osób podzielone są na grupy wiekowe. Podział jest dość obszerny. Ale tylko dlatego, by wykazać, że istnieje dość spora różnica zapotrzebowania kalorycznego w zależności od wieku. Z drugiej strony, jest to i tak uproszczenie tabelki z arkusza Dane i Obliczenia (pewne wartości uśredniłem), która to sporządziłem na podstawie Norm żywienia dla polskiej populacji – nowelizacja, wydanej przez Instytut żywności i żywienia [1]. Podobnie się sprawa ma z wodą. Jest ona przeliczana w zależności od ilości osób. Uwzględnia podział na wiek.

Screen 2. Obliczenia.

Całość sumuje się w części 2) odpowiedzialnej za obliczenia. Ukazuje również, jak duże zapotrzebowani jest na wodę i kilokalorie. Kilokalorie rzecz jasna stanowią zapotrzebowanie energetyczne. Rubryka „dzisiaj jest:” samoczynnie wywołuje, poprzez funkcję „=dziś”, aktualną datę.

Krok drugi – zacznij prowadzić ewidencję

  • Wpisz ile masz już zmagazynowanej wody
Screen 3. Magazyn a).

Do tego służy pozycja w części 3a), zwąca się „ile zmagazynowałeś wody”. Warto zauważyć, że wszystkie ilości wody określone są litrach i tak należy je przedstawiać. Po prawej stronie, na niewielkim wykresie zwizualizuje się stosunek waszych zapasów wody do zdefiniowanego zapotrzebowania.

  • Wprowadź informacje o swoim zapasie żywności.

Nadszedł czas na pozycję 3b). To tutaj wypiszcie wszelkie dostępne i interesujące was informacje dotyczące produktów w spiżarni. Opis, wagę, objętość, miejsce składowania, rodzaj produktu itp. Tabela przygotowana jest na 100 pozycji. Możecie ją śmiało powiększać.

Screen 5. Magazyn b)

Należy zwrócić uwagę na kilka szczegółów. Całkowita ilość kilokalorii jest potrzebna do dalszych kalkulacji w sekcji 3a) i wyliczana jest automatycznie. Wykorzystywane są do tego pola: ilość, waga/objętość i wartość energetyczna w 100g. Toteż, przy wypełnianiu tych pół należy zwrócić uwagę by zrobić to prawidłowo.

Pola powinny zawierać jedynie wartości, bez jednostek. Waga i objętość powinny być wartościami netto. Wyświetlanie się wartości „#ARG!” w polu wartość energetyczna całkowita, świadczy o o błędnym wypełnieniu wspomnianych wyżej pól.

Screen 5.Magazyn b)

Kolejną ważną kolumną jest termin ważności. W mojej ocenie, to najważniejsza funkcja tego arkusza kalkulacyjnego. Format daty to rrrr-mm-dd. Wpisana tam wartość, jest podstawą do formuły porównawczej, oraz do obliczeń ilości dni pozostałych do upłynięcia daty przydatności do spożycia. Jeśli ilość tych dni spadnie poniżej 30, w oknie obok pojawia się napis „UWAGA!”. Tak samo dzieje się, jeśli data zostanie źle wpisana. 

Screen 5. Analiza

Na koniec perełka. Jeśli zrobiliście założenia i wpisaliście dane dotyczące zapasów, możecie ocenić stan swoich przygotowań. Wykresy pokażą, jak wygląda zaopatrzenie względem założeń, jakie poczyniliście. Wykalkuluje również ilość dni, które jesteś wstanie przetrwać przy obecnym stanie waszych zapasów żywności (w kalkulacji uwzględnia się tylko pożywienie). Wskaże ile jeszcze powinieneś zgromadzić wody, a ile jedzenia (w przeliczeniu na kcal).

Szczere wypełnienie excela danymi może w łatwy sposób zobrazować, jak daleko jesteście w waszych przygotowaniach na trudne czasy. Może także uświadomić ile jeszcze wysiłku, czy też, pieniędzy należy zainwestować. Nie ma co ukrywać – gromadzenie artykułów spożywczych wiąże się z wydatkiem. Jednak ma to też wymierne korzyści. Wystarczy w sekcji 3b) wszystkie wartości w kolumnie ilość zmienić na 0, i okazuje się, że także ilość dni, które jesteśmy w stanie przetrwać wynoszą na zerowym zapasie żywności wynosi 0.

Zatem, życzymy dużych zapasów żywności. I żebyście ich nie marnotrawili.

Literatura i linki:

[1] Normy żywienia dla polskiej populacji – nowelizacja; IŻŻ; 2016; [Dostęp 12 grudnia 2017]:  http://www.izz.waw.pl/attachments/article/33/NormyZywieniaNowelizacjaIZZ2012.pdf

[2] Bezpośredni link do Ewidencji Zapasów Żywności. Plik .xlsx https://drive.google.com/file/d/1b1lYnIvSaliFSL8XwsvNYDBvNl2Sg9ZX/view?usp=sharing

2 Odpowiedzi

  1. Piotr
    | Odpowiedz

    Witam,
    Chciałem napisać, że to co zrobiliście to świetna rzecz. Tyle pracy w to włożyliście i mam nadzieję, że dzięki temu przyczynicie się do polepszenia jakości życia :):). Jeszcze raz gratuluję.
    ps. mam pytanie czy da się zrobić więcej pozycji niż 100 w łatwy sposób ??
    Pozdrawiam

    • Fabian
      | Odpowiedz

      Dzięki.
      Co do pytania:
      Tak, wystarczy przekopiować zawartość kolumn sekcji „3b) Magazyn” poniżej jej zawartości i w formułach zwiększyć zakres o dodatkowe wiersze. Ewentualnie szybciej: skopiować arkusz i gdy jeden się wypełni, zacząć uzupełniać drugi. Należy jednak dostosować formuły.

Zostaw Komentarz